Funktionen
Alles, was DocuApp kann
Von der Aufnahme bis zur Aufbewahrungsfrist: Hier steht der vollständige Funktionsumfang — ohne Versprechen, die die App nicht einlöst. Was an einen Tarif gebunden ist, steht dabei.
Dokumente hineinbekommen
Sechs Wege, wie ein Beleg bei DocuApp landet — vom Foto bis zum eigenen Postfach.
Hochladen und Drag & Drop
Einzeln oder viele Dateien auf einmal. Unterstützt werden PDF, DOCX, JPG, PNG, HEIC und TIFF.
Foto aufnehmen
Am Handy öffnet DocuApp direkt die Kamera — Brief fotografieren, fertig. Kein Zwischenspeichern nötig.
Eigene E-Mail-Adresse
Jeder Arbeitsbereich hat eine Eingangsadresse. Rechnungen einfach weiterleiten; mit „+kategorie“ im Adresszusatz landet die Mail gleich in der richtigen Kategorie.
Ab ProPostfach anbinden
Gmail und Microsoft 365 per Klick verbinden (nur Lesezugriff) oder klassisch per IMAP mit Vorlagen für gängige Anbieter. Ein Importprotokoll zeigt, was ankam.
Ab ProSammel-Links
Ein Link zum Abgeben — ohne Konto. Mit Zugangscode, Ablaufdatum und Obergrenzen. Wer den Link hat, kann nur abgeben, nichts sehen oder herunterladen.
Videos bis 5 GB
Über Sammel-Links auch große Videodateien (MP4, MOV, WebM), stückweise übertragen und im Arbeitsbereich abspielbar.
Eigener S3-SpeicherErkennen
Was im Dokument steht — und wie sicher sich DocuApp dabei ist.
Texterkennung (OCR)
Die Textebene von PDFs wird direkt gelesen, Fotos und Scans werden erkannt. Auch Handschrift wird meist erfasst.
Inhalte automatisch erfassen
Titel, Kategorie, Absender, Empfänger, Datum, Beträge, Schlagworte und Fristen werden vorgeschlagen.
Mit KIKennungen finden
Rechnungs-, Kunden-, Vertrags- und Versicherungsnummer, Aktenzeichen, Steuer-ID und USt-ID werden erkannt und lassen sich mit einem Klick kopieren.
Mit KISicherheit sichtbar
Jedes Dokument zeigt, wie sicher die Erkennung war — und warum es zur Prüfung kam: unklare Kategorie, unlesbarer Scan, Regel blockiert, Kontingent erreicht.
Mehrseitige PDFs trennen
Aus einem Sammelscan werden einzelne Dokumente — mit Trennvorschlag oder von Hand gesetzten Seitengrenzen.
Geschützte PDFs und Neustart
Passwortgeschützte PDFs werden nach Eingabe verarbeitet (das Passwort wird nicht gespeichert). Erkennung und Auswertung lassen sich jederzeit neu anstoßen.
Ablegen
Deine Struktur, nicht unsere.
Kategorien und Unterkategorien
Frei anlegen, umbenennen, stilllegen. Beim Start schlägt DocuApp passende Kategorien vor — je nachdem, ob du privat, selbstständig, im Verein oder im Studium ablegst.
Ordnerstruktur selbst bauen
Die Ablage folgt einer Vorlage aus Bausteinen wie Jahr, Kategorie oder Absender — mit Live-Vorschau des entstehenden Pfads.
Schwelle für die Automatik
Du legst fest, ab welcher Erkennungssicherheit automatisch abgelegt wird. Alles darunter wartet im Eingang auf dich.
Benennung in deiner Sprache
Kategorien und Dateinamen können in einer anderen Sprache erzeugt werden als die Oberfläche — getrennt einstellbar je Arbeitsbereich.
Korrigieren und zurücknehmen
Jedes Feld lässt sich vor der Ablage ändern; die letzte Änderung nimmst du mit einem Klick zurück.
Zwischen Bereichen verschieben
Im falschen Arbeitsbereich gelandet? Dokument samt Metadaten umziehen lassen.
Wiederfinden
Zwei Ansichten auf denselben Bestand — logisch und physisch.
Volltextsuche
Gesucht wird im erkannten Text, im Titel, im Dateinamen und beim Absender — aus jeder Seite heraus über die Kopfzeile.
Filter, die zählen
Kategorie, Jahr, Absender, Schlagwort, Status und Betrag von–bis. Aktive Filter stehen als Chips über der Liste.
Themenbaum
Die logische Sicht: nach Kategorie, Absender und Jahr — über alle Arbeitsbereiche hinweg.
Speicherablage
Die physische Sicht: genau der Ordnerbaum, der auch im verbundenen Speicher liegt.
Dokumentansicht
Vorschau, erkannter Text, Metadaten, frühere Fassungen und ein Verlauf, der festhält, wer wann was geändert hat.
Überblick beim Start
Das Dashboard zeigt, was Aufmerksamkeit braucht: fehlgeschlagene Verarbeitung, offene Prüfungen und bald ablaufende Fristen.
Automatisieren
Regeln, Fristen und Dubletten — die Arbeit, die sonst liegen bleibt.
Eigene Regeln
Wenn-Dann-Regeln auf Text, Absender, Dateiname oder Betrag: Kategorie setzen, Schlagwort vergeben, zur Prüfung zuweisen, automatisch speichern oder blockieren. Mit Priorität, Trefferzähler und Test gegen Beispieltext.
Ab ProFristen im Blick
Kündigungen, Zahlungen, Verlängerungen und Termine werden erkannt und erinnert — auch als Vormerkung weit im Voraus.
Ab Pro · mit KIIn den Kalender
Jeden erkannten Termin als .ics-Datei übernehmen — einzeln oder für ein ganzes Dokument.
Aufbewahrung
Richtlinien je Kategorie mit Fristberechnung; abgelaufene Dokumente wandern automatisch ins Archiv oder in den Papierkorb (dort 30 Tage Karenz).
Ab ProDubletten finden
Gleiche Datei, gleiche Rechnungsnummer, gleicher Betrag mit Datum und Absender — und inhaltliche Ähnlichkeit in Prozent. Empfindlichkeit einstellbar, Massenaktion inklusive.
Webhooks
Elf Ereignisse — von „Dokument verarbeitet“ bis „Aufbewahrung läuft ab“ — an eigene Systeme melden, mit Testereignis und Zustellprotokoll.
Power-Add-onGemeinsam arbeiten
Mehrere Menschen, ein Ablagesystem — mit klaren Rechten.
Arbeitsbereiche
Privat, Haushalt, Firma, Verein: getrennte Bereiche mit eigener Struktur, eigener Farbe und eigenem KI-Schalter. Wechsel über die Kopfzeile.
Einladen
Per E-Mail einladen; der Link führt je nach Kontostatus zur Anmeldung oder zu einer vorbefüllten Registrierung. Angenommen werden kann nur mit der eingeladenen Adresse.
Rollen
Eigentümer, Partner, Admin, Prüfer, Bearbeiter und Leser — jede Aktion wird serverseitig gegen die Rolle geprüft.
Ab Familie & FreundePrüfung zuweisen
Ein Dokument einer bestimmten Person zur Kontrolle geben; sie wird per E-Mail informiert.
Tarif gilt für den Bereich
Wer eingeladen wird, arbeitet mit den Funktionen des Bereich-Eigentümers — ohne eigenen Bezahltarif.
Abgabe ohne Konto
Handwerker, Steuerberater oder Familie liefern über einen Sammel-Link ein, ohne sich zu registrieren und ohne Einblick in den Bestand.
Speicher und Schnittstellen
Deine Dateien dürfen liegen, wo du willst.
Speicher in Deutschland
Standardmäßig liegen alle Dateien auf Servern in Deutschland, inklusive Anzeige des verbrauchten Speichers.
Eigener Speicher
WebDAV (Nextcloud, Synology, ownCloud), S3 sowie Google Drive, OneDrive, Dropbox und Box per Klick verbinden.
Ab ProGeprüft und gespiegelt
Verbindungs- und Schreibtest vor dem Scharfschalten; beim Wechsel wird der Bestand übertragen, und der Spiegelungsstatus zeigt, was offen oder fehlgeschlagen ist.
REST-API
Dokumente per Schnittstelle einliefern und auslesen, mit API-Schlüsseln und abgestuften Rechten. Die vollständige Dokumentation liegt unter /api/docs.
Power-Add-onExport als ZIP
Ein Arbeitsbereich als Archiv mit echter Ordnerstruktur plus Metadaten als JSON und CSV.
Ab ProSicherungs-Schnittstelle
Ein seitenweises Verzeichnis aller Dateien mit Prüfsummen und Einzelabruf — damit sich eine eigene Sicherung automatisieren lässt.
Power-Add-onSicherheit und Datenschutz
Was passiert — und was ausdrücklich nicht.
Hosting in Deutschland
Anwendung, Datenbank und Dateien liegen in Deutschland. Die KI-Verarbeitung bleibt in der EU (Region Frankfurt).
Drei Stufen Automatik
Volle Automatik, nur lokale Bilderkennung oder ganz ohne KI — einstellbar je Arbeitsbereich. Ohne KI verlässt kein Inhalt den Server.
Offene Karten
Eine Tabelle auf der Sicherheitsseite zeigt Zeile für Zeile, was den Server verlässt und was nicht.
Verschlüsselte Zugangsdaten
Postfach-, Speicher- und Webhook-Zugänge werden verschlüsselt gespeichert; die Übertragung läuft durchgehend über HTTPS.
Geschützte Konten
Doppelte E-Mail-Bestätigung, Botschutz bei Anmeldung und Registrierung, automatische Abmeldung nach 15 Minuten Untätigkeit, Abmeldung aller Sitzungen beim Passwortwechsel.
Nachvollziehbar und umkehrbar
Jede Änderung landet im Verlauf, frühere Fassungen lassen sich wiederherstellen, der Papierkorb schützt vor Versehen — und das Konto löschst du selbst.
Unterwegs und im Alltag
Die App am Handy, die Oberfläche in deiner Sprache.
iOS-App
Scannen und hochladen vom iPhone, Anmeldung mit Apple, Google oder Microsoft, und Links aus E-Mails öffnen direkt die App.
Mitteilungen
Push auf dem iPhone; per E-Mail auf Wunsch Upload-Bestätigung, Tageszusammenfassung und Hinweis bei zugewiesener Prüfung.
Auch ohne App-Store
Die Weboberfläche lässt sich als App installieren (PWA) und bringt am Handy eine eigene Navigationsleiste mit Schnellaktionen mit.
Fünf Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch und Türkisch — inklusive der E-Mails, die DocuApp verschickt.
Hell und dunkel
Helles Design, dunkles Design oder automatisch nach Systemeinstellung.
Hilfe und Rückmeldung
Durchsuchbare Hilfe mit rund 30 Fragen und ein Feedback-Knopf, über den Fehler und Wünsche mit Screenshot direkt beim Team landen.
Für Unternehmen
Was größere Häuser zusätzlich brauchen.
Verwaltung
Eigenes Admin-Portal mit Nutzerverwaltung, Tarifsteuerung, Kennzahlen und Auswertung der Erkennungsqualität.
EnterpriseNachweisbarkeit
Audit-Log über alle sicherheitsrelevanten Vorgänge, filterbar nach Zeitraum, Aktion, Person und Ziel.
EnterpriseVerbrauch im Blick
Auswertung je Schnittstellen-Schlüssel und Arbeitsbereich: Dokumente, Seiten, KI-Verbrauch und Kosten.
EnterpriseRechnungsfreigabe
Eigener Rechnungs-Workflow mit Freigabestufen und Erinnerungen — als eigenständige Anwendung neben dem Archiv.
EnterpriseDATEV-Übergabe
Buchungsstapel für die Steuerkanzlei erzeugen, statt Belege einzeln zu verschicken.
EnterpriseAnbindung an eigene Systeme
Kostenstellen, Standorte und Fahrzeuge aus einer bestehenden Unternehmens-Software übernehmen; weitere Anbindungen auf Anfrage.
EnterpriseWelche Funktion in welchem Tarif enthalten ist, zeigt die Preisübersicht
Bereit, Ordnung zu schaffen?
Kostenlos starten, ohne Zahlungsdaten. Abos sind jederzeit zum Laufzeitende kündbar.