Hilfe & FAQ

DocuApp ist ein intelligentes Dokumentenarchiv: Du lädst Belege, Verträge und Briefe hoch, die Texterkennung liest sie aus, und DocuApp schlägt Titel, Kategorie, Datum und Fristen vor. So sind deine Unterlagen sauber abgelegt und durchsuchbar. Mehr unter Funktionen.

Kurz: Upload → Texterkennung (OCR) → optionale KI-Auswertung (nur wenn aktiviert) → Vorschlag für Titel, Kategorie, Datum und Fristen → du prüfst und bestätigst → Ablage. Export oder Löschung sind jederzeit möglich. Was den Server verlässt, zeigt die Übersicht unter Sicherheit.

Nein. Keine Werbung, kein Werbe-Tracking, kein Verkauf deiner Daten. DocuApp finanziert sich über faire Tarife – nicht über deine Dokumente. Details in der Datenschutzerklärung.

Ja. Du kannst deine Dokumente als ZIP samt Ordnerstruktur exportieren – in den Einstellungen je Arbeitsbereich.

Ja. DocuApp eignet sich für Familie & Freunde (gemeinsame Ablage), Studierende und Singles, Selbstständige (Rechnungen, Belege, Verträge), Hausbesitzer, kleine Teams sowie mittelständische Unternehmen – mit Arbeitsbereichen, Rollen und Rechten.

Ja. Hinterlege unter Arbeitsbereich → Einstellungen die Namen, auf die ihr lautet — eine Zeile je Schreibweise, gern auch Kürzel. Passt der erkannte Empfänger zu keinem davon, wird der Beleg nicht automatisch abgelegt, sondern zur Prüfung gestellt, mit dem Hinweis, dass er offenbar an jemand anderen gerichtet ist. Ohne hinterlegte Namen ist die Prüfung aus und es ändert sich nichts. Nützlich vor allem, wenn mehrere Firmen oder Vereine ein gemeinsames Postfach nutzen.

Ja. Vor der Ablage siehst du alle Vorschläge und kannst Titel, Kategorie, Datum und mehr manuell ändern. Unsichere Dokumente landen zur Prüfung im Eingang, bevor sie abgelegt werden.

Ein abgetrennter Bereich mit eigenen Dokumenten, Kategorien, Speicher und Einstellungen – z. B. „Privat“ und „Firma“ getrennt. Anlegen/Wechseln unter Workspaces.

Owner und Admins laden unter Arbeitsbereiche per E-Mail ein. Die eingeladene Person bekommt einen Link, der zum passenden Schritt führt: gibt es schon ein Konto, geht es zur Anmeldung und die Einladung wird danach automatisch angenommen; gibt es noch keins, öffnet der Link direkt die Registrierung mit vorbefüllter Adresse — die Einladung wird beim Anlegen des Kontos übernommen, eine zusätzliche Bestätigungsmail entfällt. Eine Einladung gilt nur für die eingeladene Adresse und kann nicht mit einem anderen Konto angenommen werden.

Größere Organisationen können eine eigene Anmeldeseite bekommen — entweder unter einer eigenen Adresse wie ihrname.docuapp.cloud oder als Pfad wie docuapp.cloud/ihrname. Dort meldest du dich wie gewohnt an und landest direkt in der Dokumentenverwaltung deiner Organisation; der Arbeitsbereichs-Wechsler zeigt dann nur deren Arbeitsbereiche. Zwei Dinge sind dort anders: Ein neues Konto kannst du dir nicht selbst anlegen — der Zugang wird per Einladung vergeben. Und die Anmeldung gilt nur für diese Organisation: Wenn du daneben private Arbeitsbereiche hast, meldest du dich dafür getrennt an. Bist du versehentlich auf der Seite einer fremden Organisation gelandet, führt dich der Link „Nicht Ihre Organisation?" zurück zur normalen Anmeldung.

Der Tarif des Eigentümers dieses Arbeitsbereichs. Gehört er zu einem Enterprise-Konto, stehen dir dort auch die Enterprise-Funktionen zur Verfügung — unabhängig davon, welchen Tarif dein eigenes Konto hat. Dein eigener Tarif zählt für deine eigenen Arbeitsbereiche und für die Abrechnung; einladen bedeutet also keine Zahlungspflicht. Deinen Tarif siehst du in den Einstellungen.

PDF, JPG/JPEG, PNG, HEIC, TIFF und DOCX. Bei Bildern und PDFs wird der Text per OCR erkannt.

DocuApp erkennt nicht nur exakt gleiche Dateien, sondern auch inhaltlich gleiche Dokumente – etwa dieselbe Rechnung einmal als PDF und einmal als Foto (aus anderem Winkel). Grundlage sind der erkannte Text und die extrahierten Felder (Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Absender). Verdachtsfälle erscheinen unter Duplikate mit Ähnlichkeitswert. Du entscheidest je Fall, kannst aber auch alle auf einmal in den Papierkorb verschieben. In den Workspace-Einstellungen legst du An/Aus, Empfindlichkeit und optional „Duplikate automatisch in den Papierkorb“ fest. Gelöschte Duplikate liegen im Papierkorb und sind wiederherstellbar; das ältere Original bleibt immer erhalten.

Unter E-Mail findest du die kryptische Empfangsadresse deines Arbeitsbereichs. Sende oder leite Mails mit Anhang dorthin – die Anhänge erscheinen im Eingangskorb.

Weil DocuApp sie als das erkennt, was sie sind: Teil des Briefkopfs, kein Anhang. Eingebettete Bilder — Firmenlogos, Social-Media-Symbole, Zählpixel — werden beim Abruf ausgesteuert und gar nicht erst abgelegt. Das spart dir das Aufräumen und schont dein KI-Kontingent. Echte Anhänge bleiben unberührt: PDFs, Word-Dateien und andere Dokumente werden nie aussortiert, auch wenn der Absender sie eingebettet verschickt. Auch fotografierte oder eingescannte Belege bleiben erhalten — ausgesteuert werden nur Bilder, die als eingebettet gekennzeichnet sind, dem typischen Signatur-Benennungsmuster folgen oder zu klein für ein Dokument sind. Was verworfen wurde, steht nachvollziehbar im Import-Protokoll des Postfachs.

Ja. Unter E-Mail kannst du bei jedem verbundenen Postfach ein Datum unter „Ältere E-Mails abrufen ab" setzen. Ab diesem Zeitpunkt werden auch bereits gelesene E-Mails mit Anhang geholt — nach und nach in kleinen Portionen, damit dein Postfach und unsere Verarbeitung nicht überlastet werden. Das Datum darf höchstens zwei Jahre zurückliegen; brauchst du einen längeren Zeitraum, sprich uns über das Kontaktformular an. Denk daran, dass jede eingelesene E-Mail Speicherplatz und KI-Kontingent deines Tarifs verbraucht. Lässt du das Feld leer, werden wie bisher nur neue E-Mails abgeholt.

Unter E-Mail verbindest du ein Postfach per Gmail oder Microsoft 365/Outlook (ein Klick, sichere Anmeldung beim Anbieter, nur Lesezugriff) oder klassisch per IMAP (z. B. GMX, Web.de – Vorlagen füllen Host und Port automatisch aus). DocuApp holt dann neue Anhänge automatisch ab. Im 14-tägigen Test ist ein Postfach möglich; ohne Pro wird es nach dem Test pausiert (deine Daten bleiben erhalten) und beim Pro-Kauf automatisch wieder fortgesetzt.

Die Sicherheit der automatischen Klassifikation (0–100 %). Ist die KI deaktiviert, bleibt der Wert leer („–“) und es greift nur die lokale Erkennung.

Ja, pro Arbeitsbereich in den Workspace-Einstellungen. Bei deaktivierter KI verlassen keine Dokumentinhalte den Server; Datum/Betrag/Absender werden lokal vorbefüllt.

Mit einem Sammel-Link: In Arbeitsbereiche → Einstellungen → „Sammel-Links“ erstellst du einen Link und teilst ihn beliebig oft. Alle können hochladen – aber niemand kann über den Link etwas sehen, auflisten oder herunterladen. Die Bilder liegen verschlüsselt im Speicher und sind nur für Mitglieder des Arbeitsbereichs sichtbar. Optional mit Zugangscode, Ablaufdatum und Obergrenzen.

Über den Feedback-Button oben rechts in der Kopfzeile (Sprechblasen-Symbol). Wähle „Fehler“, „Änderungswunsch“ oder „Frage“, beschreibe es kurz und hänge bei Bedarf Screenshots an (bis zu 3 Bilder). Wir erhalten dein Feedback samt aktueller Seite zur besseren Nachverfolgung.

In den Workspace-Einstellungen legst du fest, wann Bilder an die Vision-KI gehen: nur lokal, nur bei Unsicherheit oder Fotos direkt an Vision (beste Erkennung bei Handyfotos, dabei verlässt das Bild den Server). Bei einem einzelnen Dokument kannst du über „Neu klassifizieren“ die KI-Einordnung erneut anstoßen, ohne neu hochzuladen.

Standardmäßig im verwalteten Speicher (Server in Deutschland). Du kannst stattdessen einen eigenen Speicher anbinden – siehe Speicher (WebDAV, S3, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box).

Beim Festlegen eines neuen Standard-Speichers (Speicher) können vorhandene Dateien automatisch dorthin gespiegelt werden (optional inkl. Löschen am alten Ort).

Speicherablage = die echte, physische Ordnerstruktur auf dem Speicher. Themenbaum = die logische Sicht nach Kategorie/Absender/Jahr, unabhängig vom Speicherort.

Regeln prüfen jedes neue Dokument (Text, Absender, Dateiname, Betrag) und führen Aktionen aus: Kategorie setzen, Tag vergeben, blockieren oder automatisch ablegen.

Fristen pro Kategorie (Aufbewahrung). Nach Ablauf kann ein Dokument zur Prüfung markiert, archiviert oder zum Löschen vorgeschlagen werden. Ist für eine Richtlinie das automatische Löschen aktiviert, werden abgelaufene Dokumente automatisch in den Papierkorb verschoben und dort nach 30 Tagen endgültig gelöscht.

Ja. Im Eingangskorb zeigt DocuApp bei mehrseitigen PDFs „Aufteilen“ an – du legst fest, ab welcher Seite ein neues Dokument beginnt.

Owner und Admins laden unter Arbeitsbereiche per E-Mail ein. Die eingeladene Person bekommt einen Link, der zum passenden Schritt führt: gibt es schon ein Konto, geht es zur Anmeldung und die Einladung wird danach automatisch angenommen; gibt es noch keins, öffnet der Link direkt die Registrierung mit vorbefüllter Adresse — die Einladung wird beim Anlegen des Kontos übernommen, eine zusätzliche Bestätigungsmail entfällt. Eine Einladung gilt nur für die eingeladene Adresse und kann nicht mit einem anderen Konto angenommen werden.

Unter Einstellungen → Benachrichtigungen: Upload-Bestätigung, tägliche Zusammenfassung und Review-Zuweisung – je per E-Mail (Push folgt mit der App).

Unter Einstellungen → Profil kannst du deinen Anzeigenamen ändern.

Aus Sicherheitsgründen sind Sitzungen kurzlebig; sie werden automatisch verlängert. Falls du dennoch eine erneute Anmeldung siehst, melde dich einfach neu an.

Unter Einstellungen → Konto löschen. Dabei werden deine eigenen Arbeitsbereiche inkl. Dokumente und Dateien entfernt (DSGVO-Self-Service).

Ja. Aus Sicherheitsgründen wird die Sitzung im Browser nach 15 Minuten Inaktivität automatisch beendet – du landest dann wieder auf dem Anmeldescreen. Solange du aktiv bist, bleibt die Sitzung bestehen. Details in der Datenschutzerklärung.

Ja. Hosting in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, KI nur als Opt-in pro Arbeitsbereich. Details in der Datenschutzerklärung.

Ja – die REST-API ist im Power-Add-on enthalten. Die API-Dokumentation (OpenAPI/Swagger) ist dann im angemeldeten Zustand verfügbar; Upload zusätzlich per API-Key (Scope documents:write).

Es gibt einen dauerhaft kostenlosen Free-Plan sowie Pro Privat, Pro Familie & Freunde, das Power-Add-on und Enterprise. Eine Übersicht findest du unter Preise; deinen Plan verwaltest du in den Einstellungen. Abrechnung, Rechnung und Umsatzsteuer laufen über unseren Zahlungsdienstleister Paddle (Merchant of Record); Abos sind jederzeit zum Ende der Laufzeit kündbar.

Entweder läuft die Verarbeitung noch (kurz warten – die Ansicht aktualisiert sich selbst) oder die KI ist deaktiviert und die lokale Erkennung fand keine sicheren Werte.

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